Главным объектом в любом кафе или ресторане является точка расчета посетителей, т.е. рабочее место бармена / кассира. Основная задача работника, находящегося на этой точке - произвести расчет клиента и выдать ему чек. Чтобы все расчеты были максимально точными, нужен специальный комплекс оборудования. В основном всегда используется:
- POS-терминал;
- Фискальный регистратор или кассовый аппарат;
- Источник бесперебойного питания и фильтры;
- Программное обеспечение.
POS-терминал представляет собой сразу целый набор оборудования - компьютер, монитор, считыватель магнитных карт, иногда клавиатура. Если терминал сенсорный, то необходимость в клавиатуре отпадает. Стоит отметить, что именно сенсорное исполнение pos-терминала наиболее удобно для работы персонала, так как исключает лишние проводы и кабели питания, а также позволяет оперативно проводить все манипуляции с заказом клиента. Да и выглядит это более современно. При возникновение сложностей и вопросов обращайтесь в принт код.
Что касается pos-терминала с программируемой клавиатурой, то это более выгодное по цене решение, но не актуальное. А самое главное, такое решение ведет за собой замедленную скорость работы персонала, наличие множества проводов и кабелей и не очень эстетичный комплект железок в своем заведении. Клавиатурный POS-терминал наиболее удобен в случаях, когда у вас небольшой ассортимент меню, позволяющий привязать его к программируемым клавишам. Работа обычно выглядит следующим образом: отдал заказ, получил деньги.
Фискальный регистратор , или кассовый аппарат . Фискальный регистратор обеспечивает более быструю и удобную работу для персонала. Он подключается к POS-терминалу и может автоматически (из программы) печатать чеки. Выбор этого устройства во многом зависит от ширины ленты - в 57мм или 80 мм. Как показывает практика, лучше использовать ленту шириной 80мм, так информацию на небольшом чеке прочитать сложнее.
Что касается кассового аппарата, то для него необходима установка принтера рулонной или подкладной печати для POS-терминала для того, чтобы программа могла распечатать чек с детализацией заказа. Кассиру же нужно вручную пробить сумму чека по кассовому аппарату. Такая организация работы наиболее дешевая, но у нее есть недостаток - все эти манипуляции отнимают много времени у сотрудника. А от этого зависит скорость и качество обслуживания посетителей.
Изменения в закон 54-ФЗ предполагают применение новой контрольно-кассовой техники. Для того чтобы она корректно работала, потребуется специализированное программное обеспечение. В статье расскажем о том, как настроить рабочее место кассира.
К новым кассовым аппаратам выдвигается несколько требований:
- оборудование фискальным накопителем (ФН), на котором хранятся данные о выбитых чеках;
- печать чеков в новом формате, то есть с дополнительными сведениями;
- передача чеков в электронном виде в ФНС через одного из аккредитованных операторов фискальных данных (ОФД), с которым пользователь кассы должен заключить договор.
Необходимый набор техники
Из технических средств пользователю понадобится:
Необходимый софт
Для того чтобы подружить POS-систему, кассу и периферию, а также чтобы данные передавались через ОФД на сервер Налоговой службы, понадобится несколько программ:
- ПО для кассы;
- источник номенклатуры;
- драйвер кассового аппарата;
- утилита фискализации;
- службы операционной системы.
Источник номенклатуры. Под этим понимаются данные о товарах, которые будут реализовываться через кассу. Источник может находиться на ПК или любом другом устройстве с выходом в интернет, равно как и в облачном хранилище.
В качестве источника может быть использован справочник товаров либо полноценная система их учета, такая, как Контур.Маркет. Преимущества этого веб-сервисав том, что доступ к нему осуществляется с любого устройства, оборудованного выходом в интернет. Это удобно, поскольку программное обеспечение не требует установки на рабочее место кассира.
Контур.Маркет имеет собственное программное обеспечение для кассы, а также совместим с Frontol, «Штрих-М», Set Start.
ПО для кассы. Программное обеспечение ККТ - это связующее звено между аппаратом и кассиром. Оно устанавливается на компьютер или POS-терминал с выходом в интернет, к этому же устройству подключается и касса. Посредством этого ПО кассир отдает команды, которые должна исполнять ККТ. Помимо печати чеков, это ведение кассовой дисциплины: открытие и закрытие смены, печать отчетов и так далее.
Пользователи Контур.Маркет могут применять упомянутую выше кассовую программу сервиса. Она работает с аппаратами производителей «Штрих-М», «Атол» и «Дримкас».
Кроме того, потребуются специальные утилиты - программы-посредники, которые обеспечивают взаимодействие между ККТ, ПК и периферией, а также передачу данных через интернет. Понадобится ПО каждого из трех типов, приведенных ниже.
Драйвер ККТ. Он устанавливается на компьютер, на котором установлено кассовое ПО и через который будет осуществляться работа кассира. Этот драйвер является обязательным, поскольку без него кассовая программа не сможет взаимодействовать с ККТ.
Утилита фискализации. Посредством этой программы происходит регистрации ККТ в ФНС. Фискализировать кассу придется только один раз - повторная фискализация понадобится при смене аппарата или ОФД, а также изменении реквизитов организации.
Отметим, что ежедневная работа кассира никак не связана с этой утилитой, то есть ее можно и не устанавливать на его рабочее место. Исключение составляют случаи, когда именно в ней настраивается вид чека и производится печать QR-кода - тогда она должна быть установлена на компьютер (POS-терминал).
Утилита фискализации не требует совместимости c другими программами. Каждый производитель ККТ предлагает собственную утилиту. Например, у компании «Штрих-М» это FiscalMaster, а у «Атол» она называется «Утилита для регистрации ККТ».
Служба операционной системы. Каждый производитель использует собственную службу. Например, «Атол» - EOUService, а «Дримкас» - COM-Proxy. Эти службы обеспечивают связь между ФН и ОФД. Служба должна быть настроена в операционной системе POS-терминала или компьютера, на котором установлено кассовое ПО.
Установка ПО для пользователей Контур.Маркет
Чтобы было проще разобраться со всем этим софтом, разработчики Контур.Маркет создали установочный веб-диск . Он представляет собой виртуального помощника, который проведет пользователя по всем шагам установки ККТ.
На изображении видно, что прежде всего пользователю будет предложено выбрать производителя, поскольку действия для разных касс немного отличаются. Когда ККТ будет установлена, ее необходимо будет настроить (инструкции для разных аппаратов есть в нашей базе данных).
Для начала необходимо создать в базе 1С розничный магазин, затем подключить торговое оборудование и только потом настроить РМК.
Чтобы создать в 1С магазин, зайдите в раздел НСИ и Администрирование , далее Склады и магазины и создайте Розничный магазин .
В открывшемся окне заполните пустые поля.
Чтобы к данному магазину подключить кассу ККМ нужно создать ее в разделе НСИ и Администрирование → Касса ККМ . Мы будем использовать тип кассы фискальный регистратор, поэтому выбираем его. Вы выбираете тот тип, который будете использовать в своем магазине. А также указываем наш склад - Магазин "Электротовары".
Для нашего магазина теперь нужно подключить торговое оборудование. Настроить его можно с помощью специальной обработки, которая называется «Подключение и настройка ТО». Зайдите в раздел НСИ и Администрирование → РМК и оборудование . Поставьте галку возле «Использовать подключаемое оборудование» , а затем откройте гиперссылку «Подключаемое оборудование» . В открывшемся окне вам необходимо создать и настроить нужное торговое оборудование.
Теперь можем перейти к настройке непосредственно самого рабочего места кассира. Для этого, откройте раздел НСИ и Администрирование → РМК и оборудование → Настройки РМК .
В открывшемся окне необходимо указать кассу ККМ и подключаемое оборудование. Тут же можно произвести настройку быстрых товаров и горячих клавиш.
Перед тем как, начать оформление розничных продаж, необходимо открыть кассовую смену. Для этого заходим в раздел Продажи → Чеки ККМ → Открытие кассовой смены .
Создаем новый чек. Выбираем товар из списка номенклатуры и указываем его количество. Цена будет заполняется автоматически из документа Установка цен номенклатуры . Далее переходим к оплате. Оплачивать клиент может наличными, если у вас подключен эквайринговый терминал – с карты, или обеими способами одновременно. Выбираете нужный способ оплаты и Пробиваете чек .
Закрыть смену можно из списка чеков ККМ или на РМК.
После проведения закрытия кассовой смены все оформленные за смену чеки могут быть удалены, заархивированы или оставлены без изменения. При нажатии кнопки Закрыть смену автоматически формируется Отчет о розничных продажах.
Будучи одним из самых прибыльных видов коммерческой деятельности, современная торговля наиболее зависима от технического прогресса. Автоматизация бизнеса – далеко не каприз. Это абсолютно необходимые усовершенствования, без которых уже невозможно расширить товарооборот и получить прибыль.
Использование кассового оборудования, программ, решений для отслеживания товара и логистики существенно ускоряют процесс обслуживания покупателей. Клиенты не любят ждать. Им зачастую все равно, каких размеров магазин. Главное - чтобы очередь на кассе двигалась быстрее, а информацию о наличии товара на складе уточняли в считанные секунды. Иногда продавец маленького бутика по полчаса не может отыскать рубашку нужного цвета только потому, что владелец решил сэкономить на сканере штрих-кода и учетной программе. В результате возмущенный покупатель и сам уходит в другой магазин, и окружающим успевает рассказать о нерасторопности горе-продавца.
Современное рабочее место кассира: комплектация
Разумные предприниматели уделяют особое внимание оборудованию рабочего места кассира современной POS-системой. Оформлять кассу можно по-разному. Все зависит от специфики реализуемого товара, например:
- В продуктовом магазине лучше установить кассу с протяжной лентой. Это позволит покупателям заранее начать выкладывать покупки и ускорить работу кассира.
- В модном бутике, торгующем одеждой, достаточно стола, на котором легко поместится все POS-оборудование. Вещи со штрих-кодами будут просто подноситься к сканеру.
Рассмотрим каждый из элементов системы подробнее:
Персональный компьютер составляет основу целостного комплекса торгового оборудования. Он необходим для подключения периферийных устройств и запуска программы автоматизации. Лучший вариант – это безвентиляторный системный блок последней модели.
– важнейшая составляющая, необходимая предприятиям, организациям и индивидуальными предпринимателям, находящимся на общей и упрощенной системе налогообложения. Во внутренней памяти фискального регистратора фиксируется и хранится вся информация о денежных расчетах с покупателями.
Основная задача устройства - ускоренное обслуживание клиентов и быстрая печать чеков. Вариантов фискальных регистраторов множество. Часто в их названии присутствует аббревиатура ПТК, которой обозначаются более совершенные современные модели (к примеру - ШТРИХ-LIGHT-ПТК). В целом при выборе фискального регистратора нужно исходить из следующих условий:
- общего объема товарооборота;
- количества товарной номенклатуры, которую предстоит внести в память устройства;
- объема данных, которые следует разместить на чеке (т.н. выбор ширины печати);
- наличия удобных интерфейсов для соединения с ПК и периферийными устройствами.
Фискальные регистраторы для ЕНВД созданы для предприятий и ИП - плательщиков единого налога на вмененный доход. Эти лица освобождены от использования контрольно-кассовой техники, однако согласно ФЗ № 162, они обязаны выдать чек установленного образца по требованию покупателя.
Основная информация, касающаяся покупки и расчётов выводится на монитор. На сегодня модельный ряд мониторов для POS-систем довольно широк и включает монохромные, жидкокристаллические, LCD-модели, а также тачскрины. Высокое качество изображения POS-мониторов, позволяет существенно облегчить работу кассира. Оно зависит от контрастности, разрешения и цветовой гаммы оттенков. Имеет значение также тип устройства и размер диагонали. Особенно удобны мониторы с тачскрином - сенсором, который существенно превосходит по быстродействию клавиатуру и мышку.
Особую роль в работе POS-системы играет современная программируемая клавиатура. Она принципиально отличается от обычной, поскольку:
- предназначена для управления автоматизированной системой, а не для ввода символьных данных;
- клавиши не имеют привязки к кодовым последовательностям (макросам).
Использование программируемой клавиатуры также позволяет ускорить товарооборот за счет оптимизации процесса обслуживания клиентов.
– незаменимый элемент, предназначенный для считывания товарных кодов в процессе кассового обслуживания покупателей. С его помощью любую позицию можно найти в базе за считанные секунды.
В зависимости от типа распознаваемых штрих-кодов, сканеры могут быть одно- или двухмерными. Последние используются для считывания специальных QR-кодов на бутылках с алкогольной продукцией. Без подобных сканеров невозможно наладить корректное взаимодействие с системой ЕГАИС и соблюсти все законодательные требования.
Удобные ручные сканеры имеют встроенную схему декодирования, анализирующую данные об изображении с датчика. Дешифровки направляются на порт вывода, где штрих-коды распознаются и передаются на ПК, POS-терминал или кассовый аппарат. Так создается налаженная и удобная система сбора и обработки информации о товаре.
В отличие от переносных беспроводных моделей, стационарные многополостные сканеры более удобны в торговле легкой и компактной продукцией, например – одеждой. Устройства распознают штрих-коды под любыми углами наклона.
Незаменимы на складах и магазинах, реализующих весовую продукцию – овощи, крупы, кондитерские изделия.
Денежные ящики предназначены для безопасного хранения и транспортировки наличности.
Считыватель магнитных карт необходим для быстрой идентификации пользователя в системе. Подобные приборы значительно оптимизируют процесс предоставления доступов кассирам и контролерам. Наиболее удобны ридеры, встроенные в клавиатуру, хотя считыватели в виде отдельных устройств еще не окончательно утратили актуальность
– один из важнейших элементов современной POS-системы. Количество покупателей, желающих рассчитаться карточкой, стремительно приближается к общему числу посетителей современных магазинов. Банковские терминалы необходимы везде.
Практика показывает, что даже небольшой сбой системы безналичных расчетов на кассе способен спровоцировать гневную реакцию покупателей в остановившейся очереди. Что уж говорить о полном отсутствии терминала!
Подытоживая все сказанное, остается отметить, что экономить на обустройстве кассы – значит лишать себя прибыли и доброй репутации среди покупателей. Деньги, вложенные в автоматизацию торговли, непременно окупятся в ближайшее время. А чтобы процесс установки и запуска современной POS-системы был успешным, нужно обращаться к профессионалам. На отечественном рынке много компаний, специализирующихся на технических вопросах. Одной из них является компания Полисистемс. Здесь не только продают торговое оборудование, но и обеспечивают его техническую поддержку, а также сопровождение. Специалисты компании предоставят готовое решение «под ключ» и запустят систему при помощи новейшего программного обеспечения.
Доверяя автоматизацию торгового предприятия профессионалам, Вы можете не беспокоиться о том, что Ваша деятельность законна. Профильные специалисты одинаково пристально отслеживают как технические новшества, так и изменения законодательной и нормативной базы.
Помещение оборотной кассы делится на две изолированные части - для кассовых работников и для клиентов.
В помещении для кассовых работников должны быть установлены несгораемые сейфы для хранения денег и ценностей, стол для пересчета денег, счетная машина для подсчета сумм, которая выдаёт их на ленту. Помимо этого должны быть пресс для вязки пачек денежных билетов или вакуумная машина, счетная машина для пересчета разменной монеты, сейф (металлический шкаф) для хранения не обревизованных расчетно-денежных документов. У кассовых работников должны иметься в запасе бандероли, верхние и нижние накладки для вязки пачек денежных билетов, пакеты для разменной монеты, шпагат, пломбы, клей для нескольких дней работы.
Помещение для клиентов должно быть оборудовано специальными столами для пересчета клиентами полученных ими денег. На столах должны быть счёты или другие счётные приборы. В этом помещении также должно быть вывешено объявление о том, что банк не несет ответственности за недостачу денег в корешках и пачках, не пересчитанных клиентом под наблюдением кассира.
У оборотной кассы на видном месте также ещё помещается объявление о том , что образцы денежных билетов и металлической монеты находятся у начальника кассы (старшего кассира) и, по желанию клиента, могут быть представлены ему на обозрение.
Образцы денежных билетов и монеты во вне операционное время хранятся в кассе вместе с прочими ценностями, Также должны быть вывешены для всеобщего сведения правила определения признаков платежности билетов Банка России и металлической монеты.
Оборотная касса, по возможности, должна располагаться рядом с бухгалтерией, чтобы обеспечивалась передача кассовых документов внутренним порядком.
Для перевозки денег и ценностей, а также для выездов по тревоге полевые учреждения Банка России обеспечиваются специальной автомашиной. Салон этой автомашины делится металлической решеткой на две части под оборотную кассу и бухгалтерию. Оборотная касса в машине должна быть оборудована металлическими шкафами, привинченными к полу, столом для пересчета денег и ценностей и противопожарным инвентарем. Кроме того, учреждения обязаны иметь брезентовые мешки и металлические ящики, приспособленные для переноски денег и ценностей вручную.
Каждый кассир должен иметь изолированное рабочее место, а также достаточное количество несгораемых шкафов для хранения денег и ценностей в рабочее время. На окнах кассы должны быть металлические решетки. Двери должны быть металлическими или обитыми железом. Помещение кассы и особенно кладовую резервных фондов необходимо надежно изолировать от других помещений, с целью исключения возможности проникнуть в кассу и кладовую из другого смежного помещения. На столах и в ящиках столов помещения кассы не должно быть посторонних предметов.
Кассовым работникам запрещается хранить одежду, пишу и другие личные предметы в помещении кассы.
Кассир с рабочего места должен осуществлять контроль за пересчетом клиентами полученных денег и обеспечить возможность наблюдения клиентами за пересчетом сдаваемых денег в кассу. Рабочее место кассира должно быть оборудовано в противопожарном отношении и обеспечено противопожарным инвентарем. Необходимо обеспечить оборудование рабочего места кассира звонковой сигнализацией с караульным помещением, с начальником и главным бухгалтером полевого учреждения Банка России.
Кассовые помещения открываются и закрываются в присутствии всех материально ответственных за сохранность ценностей должностных лиц полевого учреждения Банка России.
Кассовые помещения банка должны запираться не менее чем на два ключа и опечатываться тремя должностными печатями материально ответственных лиц (ключи от кассовых помещений должны находиться: первый - у начальника кассы (старшего кассира); второй - у начальника учреждения; третий (если он имеется.) - у главного бухгалтера.
Материально ответственные лица обязаны обеспечить надлежащее хранение ключей от кассовых помещений и должностных печатей, исключающее какую-либо возможность использования этих ключей и печатей в рабочее и нерабочее время другими лицами.
Каждый замок от хранилища должен иметь по два комплекта ключей. Запасные экземпляры ключей с подробной описью помещаются в пакет, который обшивается тканью, опечатывается тремя сургучными печатями и сдается на хранение начальнику штаба войсковой части, при которой находится учреждение. Опись на ключи и сопроводительное письмо составляются в трех экземплярах . Третьи экземпляры описи и сопроводительного письма высылают вышестоящему учреждению, вторые экземпляры с распиской начальника штаба войсковой части хранятся у начальника учреждения, сдавшего ключи на хранение, а первые экземпляры находятся в пакете вместе с запасными ключами.
В сопроводительном письме к сдаваемым на хранение запасным ключам должно быть указано, что обратная выдача ключей допускается при наличии письма полевого учреждения Банка России, подписанного тремя должностными материально ответственными лицами, с приложением оттиска гербовой печати.
При вступлении в должность нового начальника банка он должен проверить наличие и исправность вторых экземпляров ключей, о чем делается соответствующая запись в акте приема-сдачи дел и должности.
Все случаи утерь или хищения ключей от кассовых помещений расследуются и обязательно заменяется замок.
При вскрытии кассовых помещений запасными ключами, в случае болезни одного из материально ответственных лиц, находящиеся в них ценности тщательно проверяются с составлением акта, копия которого высылается вышестоящему учреждению.
Перед открытием кассового помещения старший кассир (начальник кассы) должен проверить двери, замки, шнур, печати, а также специальные ушки, через которые продевается шнур. Убедиться в том, что они не повреждены. После этого снять кассовое помещение из-под охраны караула и в присутствии разводящего приступить к вскрытию помещения. Печати не срываются, а вместе со шнуром срезаются, чтобы после открытия и осмотра кассового помещения можно было бы еще раз проверить подлинность этих печатей. После осмотра кассового помещения печати уничтожаются.
В случае повреждения дверей, окон, замков, шнура или печатей, а также при наличии подозрений в попытке проникнуть в кассовое помещение об этом необходимо немедленно (до открытия) составить акт, который подписывают все материально ответственные лица и представитель караула.
О случившемся происшествии следует немедленно сообщить начальнику вышестоящего учреждения и принимать необходимые меры на месте.
На время обеденного перерыва или убытия старшего кассира на длительное время из банка двери кассового помещения закрываются его ключом и опечатываются мастичной печатью.
По окончании рабочего дня кассовые помещения должны быть закрыты и опечатаны материально ответственными лицами.
Перед закрытием кассового помещения вызывается разводящий из караульного помещения и в его присутствии должно производиться опечатывание входной двери в кассовое помещение.
При этом печати должны налагаться поверх шнура на особую деревянную дощечку с углублением для печатей, в следующей последовательности от узла шнура: первая – начальника кассы (старшего кассира); вторая - главного бухгалтера; третья - начальника учреждения.
Шнур для опечатывания кассовых помещений должен быть целый, без узлов. Он пропускается в ушки дверей, таким образом, чтобы дверь не могла быть открыта без повреждения шнура и печатей.
Для опечатывания кассовых помещений должен применяться только сургуч. Разводящий проверяет правильность и наличие печатей, после этого старший кассир (начальник кассы) сдает кассовое помещение под охрану путем записи в постовую ведомость.