Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п. ».
Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.
2. Начните фиксировать расход времени!
В течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 - 15 минут фиксируйте свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.
В процессе выполнения этого упражнения хорошо проявляются «хронофаги»- «пожиратели времени»- дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время.
«Хронофагами» могут быть:
- излишнее просиживание у телевизора или в интернете,
- неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели),
- персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость),
- люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел.
Попробуйте выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Результаты не заставят себя ждать!
3. Используйте свои пять пальцев для контроля за делами и временем!
Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.
- М (мизинец) - мысли, знания, информация. «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?»,
- Б (безымянный палец) - близость к цели. «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
- С (средний палец) - состояние. «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
- У (указательный палец) - услуга, помощь, сотрудничество. «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?»,
- Б (большой палец) - бодрость, физическое состояние. «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?»
4. Стремитесь к результатам, а не к затраченным усилиям.
Каждая из вас встречала людей, которые нервно и гордо заявляют, что не были в отпуске уже три года, а выходные у них бывают раз в месяц. Это вовсе не говорит об их профессиональной значимости, а служит явным сигналом о неполадках в их системе самоорганизации.
Важен результат, а не количество затраченных усилий или потраченное время!
5. Всего 4 простых вопроса помогут вам организовать любые дела!
1)
«Зачем вообще это делать?» - ответьте себе на этот вопрос, и вы поймёте, действительно ли стоит браться за дело. Этот вопрос очень «чистит» список дел и позволяет отсечь всё лишнее и ненужное!
2)
«Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам?
3)
«Почему это надо делать именно сейчас?» - позволяет установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами.
4)
«Почему я буду действовать именно в такой форме?» - позволяет оптимизировать процесс работы, помогает избежать ненужных затрат и суетливости.
Вы наверняка слышали, что 20% усилий приносят 80% результатов. На практике это означает, что необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата, то есть начинать с главного, и лишь затем приступать к второстепенным задачам.
Удачи и успеха!
Специально для Time for Woman,
Людмила Круглова , психолог, коуч и бизнес-тренер
Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.
Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.
Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.
Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.
Работать надо умнее, а не усерднее
Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.
Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.
Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.
Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.
Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.
1. Главное внимание главным вещам.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.
Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.
2. Научитесь говорить «нет».
Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.
3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.
Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.
Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.
4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.
Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).
Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.
5. Начните раньше.
Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.
Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.
6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.
Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.
Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.
7. Превращайте в привычку регулярные задачи.
Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!
8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.
Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.
9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.
Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .
Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.
10. Оставляйте временной зазор между задачами.
Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.
11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.
Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.
В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.
12. Физические упражнения и питание.
Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.
13. Делайте меньше.
«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.
Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.
14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.
Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.
15. Систематизируйте процесс.
Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.
16. Заполняйте свободное время.
Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.
17. Изолируйтесь.
Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.
18. Придерживайтесь плана действий.
Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.
19. Связанные задачи выполняйте вместе.
Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.
20. Находите время для тишины.
В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.
Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:
Умение верно ставить цели;
умение правильно определять жизненные приоритеты;
варьировать инструментами планирования;
наработка необходимых привычек.
Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.
Принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году.
Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.
Самый главный принцип – это принцип целесообразности , который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.
Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.
Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.
Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.
Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.
Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.
Нехватка времени – проблема скорее психологическая – человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:
A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.
B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.
C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.
D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.
Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.
Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.
Список задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки.
Диаграмма Ганта (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:
Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.
Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них.
«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».
С. Ричардсон
К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.
Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.
Самодисциплина - первый шаг к личной свободе
Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.
Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?
Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.
7 самых популярных техник тайм-менеджмента
«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».
Авраам Линкольн
Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра
Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.
На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:
- Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
- Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
- Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
- Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.
По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.
Техника «Хронометража»
Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.
Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.
При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.
Метод Парето
Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.
Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.
АВС - анализ
Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:
- Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
- К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
- Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.
Самостоятельная организация рабочего времени
Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.
Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:
- Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
- Повышается производительность;
- Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
- Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
- Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.
Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:
- Основные рабочие задачи;
- «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».
Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.
Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.
Метод «Помидора»
Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.
Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.
Что такое тайм-менеджмент и на каких основных принципах строится техника управления личным временем. Каких правил придётся придерживаться тем, кто желает использовать тайм-менеджмент в жизни, и как он будет влиять на человека, его успехи и цели. Подробный разбор понятия и важных моментов.
Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.
Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:
- научиться управлять временем;
- контролировать свой день;
- ценить личное время;
- выполнять больше задач;
- достигать поставленных целей;
- не жертвовать отдыхом.
Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.
Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения
Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.
Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.
Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.
Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.
У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.
Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:
«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».
Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.
Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента
Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:
- Правильная постановка целей.
- Правильная расстановка жизненных приоритетов.
- Прививание нужных привычек.
- Грамотное использование инструментов планирования.
Постановка целей
Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.
В чём заключаются ошибки при постановке целей?
Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.
Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).
Цель должна быть:
- конкретной;
- ограниченной сроком;
- измеримой;
- реальной.
Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.
Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.
Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»
Определение жизненных приоритетов
Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.
Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».
Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.
Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.
Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.
Прививание привычек
Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.
Какие это могут быть привычки? Например:
- Ежедневно просыпаться в 5 утра.
- Бегать по утрам 10 км.
- Всегда держать свои обещания.
- Вовремя приходить на встречи.
- Не смотреть телевизор и не читать новости.
- Никогда не жаловаться на что-либо.
- Всегда говорить правду.
Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.
Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».
Использование инструментов планирования
Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.
Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.
Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.
В ежедневник вписываются:
- Краткосрочные и долгосрочные цели.
- Ежедневный список задач и дел.
- Личные заметки.
- Отметки о достигнутых целях.
- Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).
Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.
При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.
Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.
12 правил современного тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.
- Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
- Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
- Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
- Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
- Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
- Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
- Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
- Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
- Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
- Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
- Организовать комфортное рабочее место.
- Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.
Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни
Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.
Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.
В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.
Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:
- Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
- Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
- Меньше подвержен влиянию стресса.
- Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
- Практически полностью контролирует свою жизнь.
Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.
Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?
Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:
- Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
- Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
- Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
- В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».
Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.
Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»
Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.
В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.