Как работает егаис в общепите? Подробнее о новом оборудовании. Как ведет остатки в егаис общепит сейчас

Уже 15 января ЕГАИС обновится в части обработки актов постановки спиртного на баланс и списания при продаже в розницу. Однако многие пользователи еще не до конца уяснили некоторые моменты. В новости ответы на вопросы от представителей сферы общепита.

Общие вопросы

Почему не получится списывать спиртное без сканера?

С 15 января в актах списания при реализации будет контролироваться наличие марки. Если ее не будет, РАР пришлет отказ. То есть для общепита будут действовать те же правила контроля за дублями, что для розницы.

Обратите внимание! Новые требования не ставятся в зависимость от оборотов. Это значит, что обзавестись сканером придется абсолютно всем, даже самым малым точкам реализации.

Нужно ли будет сканировать товар при приемке?

С 1 июля продукция в накладные будет вноситься помарочно, а в электронных документах у каждой позиции будет собственный код. Тем не менее требование сканировать накладную не вводится. Хотя РАР рекомендует осуществлять таким образом проверку партии при приемке.

На какую продукцию распространяется требование?

Только на крепкий алкоголь. Если магазин продает пиво и приравненные к нему напитки (сидр, медовуху, пуаре), то для него ничего в части сканирования не изменится.

Вопросы учета и отчетности

Нужно ли в 2018 году, как и прежде, сдавать алкогольную декларацию раз в квартал? ФСРАР собиралась отменить декларирование.

Да, пока порядок сохраняется. Вероятнее всего, отчетность будет отменена в 2019 году.

Должно ли исполняться соответствие данных между декларацией, направленной в РАР, фактическими остатками и сведениями в ЕГАИС?

Что касается общепита , то соответствия не будет. Дело в том, что в декларации реализация отражается по порциям, тогда как в ЕГАИС учитывается сразу вся бутылка. Поэтому отсутствие точного соответствия между указанными данными у предприятий общепита является нормой.

Должны ли совпадать данные журнала продаж и актов списания в ЕГАИС?

Если речь идет об электронном журнале продаж в личном кабинете ЕГАИС , то такое соответствие будет выдерживаться автоматически. Ведь он формируется на основании данных, которые содержатся в актах списания со второго регистра. А вот журнал продаж, который ведется на бумаге или в товароучетной системе, может заполняться в разное время:

• при вскрытии транспортной тары (коробки);
• при вскрытии бутылки.

В первом случае расхождения не избежать. РАР по этому поводу дает такое разъяснение: данные электронного журнала в ЛК ЕГАИС и «бумажного» журнала продаж могут не совпадать. Журнал в личном кабинете представляет собой, по сути, вид отчета, сформированного по переданным в ЕГАИС сведениям. В приоритете же всегда тот журнал, который продавец ведет самостоятельно. Он по-прежнему должен заполняться, а при необходимости - предоставляться для проверки.

Технические вопросы

Как реализован механизм защиты от повторной продажи бутылки спиртного?

Если ориентироваться на то, как это работает в рознице, то система такая:

• кассир считывает данные с марки;
• они поступают в РАР (при наличии связи) и сверяются с уже имеющейся информацией;
• если бутылка с такими параметрами ранее была продана, то появится предупреждение о том, что реализовать ее невозможно.

Если в момент обращения к ЕГАИС возникнут перебои со связью, то продажа пройдет. После восстановления связи данные о ней будут переданы в ЕГАИС , и факт повторной реализации всплывет. В этом случае придется разбираться, почему так вышло, и объясняться с Росалкогольрегулированием.

В общепите , вероятнее всего, будет немного попроще. При попытке отправить акт списания, который содержит использованный ранее штрихкод, ЕГАИС даст отказ. При этом будет пояснено, что его причина заключается в уже использованном коде.

Обратите внимание! В РАР пока не подтвердили, что защита будет реализована именно таким способом. Есть небольшой шанс, что механизма защиты и вовсе не предусмотрят. Это значит, что при отправке акта списания проверки не будет - документ в любом случае уйдет в ЕГАИС . А в случае повторной продажи РАР позже сообщит, что была списана ранее проданная бутылка.

Есть ли особенности выбора сканера? Как его подключить?

Никаких особенностей нет. Подойдет любой 2D сканер, который распознает штрихкоды pdf-417 и datamatrix.

Подключение сканера не является сложной процедурой. Как правило, достаточно просто подсоединить его к кассовому аппарату.

Потребует ли обновления каких-то действий от пользователя?

Нет, в общем случае обновление ЕГАИС произойдет автоматически. Если же возникнут технические неполадки, потребуется обновить систему вручную.

Почему нельзя списать открытую бутылку по FB-*****?

Приведенный код является неуникальным - он содержит только информацию о партии спиртного. Идея обновления заключается в том, чтобы от отслеживания судьбы партии перейти к отслеживанию конкретной бутылки по ее марке.

Особые ситуации

Как следует списывать спиртное ночным клубам, учитывая, что алкоголь реализуется в больших объемах?

Как бы то ни было, необходимо исполнять требования закона. А они таковы: все бутылки, вскрытые в течение дня, к концу смены следующего рабочего дня должны быть списаны.

Это можно реализовать двумя способами:

1. В течение дня бармен помечает каждую открытую бутылку, а по окончании смены все помеченные бутылки списывает.
2. Прежде чем отгружать спиртное со склада в клуб, бутылки сканируются и списываются. Этот вариант возможен в случаях, когда заранее понятно, сколько алкоголя уйдет за смену.

Иногда возникает вопрос о правомерности второго варианта. Теоретически проверяющие могут поставить ее под сомнение, ведь бутылки вскрываются не при фактической продаже. Но на практике чаще всего такой способ не вызывает вопросов - проверяющим понятно, что в ночном клубе алкоголь расходится очень быстро. Клубам целесообразнее использовать именно этот способ - он хоть и немного рискованный, но существенно упрощает учет спиртного.

Обратите внимание! Использовать такой подход к списанию продукции на складе нельзя! ФСРАР сразу же увидит, что списана только что поступившая продукция. Это можно заметить, сравнив дату подтверждения приемки и дату акта списания, а также сопоставив товарные позиции в этих документах. В итоге последует штраф, поскольку такое списание нарушает правила. Ведь от поступления товара на склад до его реализации потребителю может пройти довольно много времени.

Почему нельзя отсканировать и списать сразу все бутылки?

Вводя новый порядок отражения данных по реализации в общепите , РАР заложила в него определенную логику. Заключается она в том, что бутылка должна откупориваться именно в момент продажи. Это связано с запретом реализации спиртного навынос в общепите . Теоретически, конечно, можно открыть и списать сразу все запасы, а дальше оставить их дожидаться своего часа. Но это противоречит требованиям РАР. А как было сказано выше, служба такие моменты запросто отслеживает и назначает штрафы.

Посетители заведения заказали бутылку спиртного целиком? Как оформить продажу правильно?

В соответствии с законом 171-ФЗ , в общепите можно отпускать алкоголь, предварительно вскрыв бутылку. Соответственно, нужно отсканировать и вскрыть ее на кассе , после чего отправить акт списания. Или, как вариант, марку можно сфотографировать, а после продажи отсканировать и списать.

Что будет, если продали бутылку, не отсканировав ее? То есть спиртное было продано навынос.

В таком случае эта бутылка зависнет на остатках. Возникнет несоответствие между фактическим остатком и тем, что числится в системе. Это является нарушением - придется объясниться с РАР. Возможно, они пойдут навстречу и помогут списать бутылку без штрафа.

С 15.01.2018 введена дополнительная проверка при фиксации актов списания продукции с обоих регистров остатков в ЕГАИС, предусматривающая обязательное указание данных по штриховым кодам с ФСМ/АМ, которыми маркирована реализованная продукция.

С 01.07.2018 добавление дополнительной информации в акты списания продукции с основанием "Реализация" в основном коснется предприятий общепита, т.к. сейчас продажи в общепите маркированного алкоголя помарочно не фиксируются в ЕГАИС.

Теперь каждая бутылка крепкого алкоголя должна поступать на склад и списываться с него путем считывания индивидуального штрихкода. Списание должно производиться в момент вскрытия тары.

В отличии от магазинов, общепит может не сканировать каждую бутылку сразу, а делать это в одном документе, в конце смены. Но тут надо понимать, что тогда бармен должен хранить все вскрытые за смену бутылки, чтобы в конце смены их отсканировать и списать. Некоторые решают эту проблему и сканируют все бутылки в начале смены при передаче алкоголя в бар, но это нарушение и риск попасть на штрафы. Если при проверке в баре найдут не вскрытый, но описанный в системе алкоголь, то он будет считаться неучтенным излишком.

Как нужно списывать алкоголь по ЕГАИС

Для грамотной работы с алкоголем ресторану необходим на рабочем месте бармена, чтобы он мог сканировать бутылки в реальном времени при вскрытии. Сканер может быть как ручным проводным (например, ) , так и с беспроводным интерфейсом Bluetooth (например, ). Последний вариант наиболее удобен за барной стойкой, где постоянно в ходу стеклянные бокалы и шейкеры, а провод сканера может стать опасным дополнением к рабочему месту бармена.

Естественно, работа со сканирующим оборудованием и документами ЕГАИС должна поддерживаться ресторанным программным обеспечением.

Помарочный учет алкоголя ЕГАИС

ФСРАР последовательно добивается максимальной прозрачности товародвижения алкогольной продукции в канале продаж. Этим обусловлено введение 3-го регистра для крепкого алкоголя, на котором будут храниться значения акцизных марок на балансе предприятия.

Этапы перехода на новую систему учета

1. С 01.03.2018 ПО 30.06.2018 - переходный период

Документы об отгрузке будут приниматься только в 3-й версии документооборота, поддерживающей 3-й регистр. Возможна работа с документами 2 и 3-й версии. Система позволит отгружать поштучную продукцию с указанием неполного количества акцизных марок, либо без указания АМ. Система позволит фиксацию списания продукции без обязательного указания акцизной марки по разрешенным ранее основаниям, если это не поштучная продукция.

1. С 01.07.2018 - работа только по новой схеме ЕГАИС 3.0

После 1 июля 2018 движение всей маркируемой алкогольной продукции от производства до реализации должно осуществляться только с помарочным учетом. Это значит, что весь поступивший после 1 июля алкоголь должен учитываться по новой схеме, и за нарушения этого порядка организации будут нести ответственность. У организации будет утвержденный позже срок на реализацию старой продукции, которая приходила без указания акцизной марки .

Введение 3-го регистра ЕГАИС - постепенный процесс для плавного перехода на новую версию документооборота. Для работы с 3-м регистром необходима версия УТМ 2.1.6.

Что такое УТМ и зачем он нужен

УТМ - это универсальный транспортный модуль. Это программное обеспечение, не обладающее пользовательским интерфейсом и отвечающее за автоматическую передачу обязательных данных в ФС РАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка).

УТМ ЕГАИС собирает и передает информацию об обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции, в том числе не акцизного товара (пиво, напитки на основе пива, сидр, медовуха, пуаре), в момент осуществления всех операций производителями, оптовыми и розничными организациями. Иными словами, назначение УТМ - фиксировать движение каждой бутылки от производителя до потребителя.

Возможность удаленной работы с 2D-сканером по web-интерфейсу и эргономичность меню списания позволяет легко интегрировать его в инфраструктуру POS-решений для ресторанов на основе iiko и R-Keeper через их встроенный браузер. Автоматически подставляется дата списания и номер документа, указывается стоимость списываемого алкоголя из справочника. Достаточно только выбрать списание и начать сканирование марок без использования клавиатур и дополнительных настроек в ПО или ресторана.

При работе с ТТН, содержащими марки на 3-м регистре, можно использовать дистанционную работу с 2D-сканером, подключенным через OTG-разъем к планшету и телефону. Это можно рассматривать как альтернативу , и при этом удаленно верифицировать пришедшие акцизные марки с накладной в ЕГАИС.

Раздел «Помарочный Учет» в позволяет работать с акцизными марками: привязывать или снимать с учета марки актами фиксации/отмены фиксации, проводить инвентаризацию марок и запрашивать в ЕГАИС остатки марок на балансе предприятия.

Итак, что нужно ресторану для работы с ЕГАИС:

• Компьютер с набором необходимых технических характеристик;
• Стабильный Интернет с хорошей скоростью;
• Специализированное ПО, а именно УТМ
• Специальный USB-накопитель с усиленной квалифицированной электронной подписью (делается в сертифицированных центрах);
• Купить сканер штрих-кода, чтобы считывать двухмерный код с бутылок (или с 2D сканером);
• Имеющееся учетное и бухгалтерское ПО должно быть совместимо с

На сегодняшний день продажи алкогольной продукции общепитом через ЕГАИС идентично процессу реализации товара розничным магазином.

Небольшое отличие заключает в том, что:

• В рознице списание при продажи целой бутылки происходит через кассу в момент сбыта.


• В общепите напитки могут реализовывать частями, в этом случае следует оформить операцию в журнал продаж и составить «Акт вскрытия тары» с указанием в ЕГАИС ее акцизной марки.

В продажах алкоголя порциями (пиво на розлив, бар и т.д.) часто возникает вопрос – что считать фактом продажи и что считать ее единицей – бутылку, кегу или рюмку?

В приложении №2 к приказу №164 от 19.06.2015 сказано, что:

«Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта розничной продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции, либо по факту вскрытия транспортной тары (в том числе многооборотной тары), используемой для поставки и последующего розлива продукции потребителю».

То есть открыли кегу или бутылку – отразили это в журнале, как факт ее полной продажи.

Остатки общепита в ЕГАИС

К учету остатков общепитом в ЕГАИС принимаются только целостные тары. При нарушение целостности – данная бутылка должна быть списана в ЕГАИС путем оформления «Акта списания» с указанием причины и ранее не интересной для Ралкгольрегулирования акцизной маркой.

А вот в декларации вы должны были указывать общий проданный объём с учетом тех бутылок, которые уже списаны в ЕГАИС.

На данный момент методология изменилась и лицензирующие органы допускают следующие форматы введения ЕГАИС и декларации.

1. Списание продукции с помощью «Акта списания» с обязательным указанием маркировки.

С 15 января в «Актах списания» при реализации будет контролироваться наличие марки. Если ее не будет, РАР пришлет отказ. То есть для общепита будут действовать те же правила контроля за дублями, что для розницы.

Обратите внимание! Новые требования не ставятся в зависимость от оборотов. Это значит, что обзавестись сканером придется абсолютно всем, даже самым малым точкам реализации.

Нужно ли будет сканировать товар при приемке?

С 1 июля продукция в накладные будет вноситься помарочно, а в электронных документах у каждой позиции будет собственный код. Тем не менее требование сканировать накладную не вводится. Хотя РАР рекомендует осуществлять таким образом проверку партии при приемке.

На какую продукцию распространяется требование?

Только на крепкий алкоголь. Если магазин продает пиво и приравненные к нему напитки (сидр, медовуху, пуаре), то для него ничего в части сканирования не изменится.

2. Ведение учета остатков с помощью журнала продаж в ЕГАИС, при этом в декларации указывается только списанный алкоголь и объем по вскрытым бутылкам не учитывается.

Это облегчает введения остатков ЕГАИС в общепите, а также формирование декларацией по 11 и 12 формам.

Чтобы не наделать ошибок во время учета и не нарушить этим закон – попробуйте товароучетную систему для ЕГАИС, которая автоматизирует процесс работы.

Удобная товароучетная программа с поддержкой ведения журнала по алкогольной продукции и авто-заполнением первичной документации, деклараций - ТриАР-Розница

Пересортица общепита в ЕГАИС

В прошлых статьях мы уже писали почему у организаций в ЕГАИС возникает пересортица. Однако, рассмотрим конкретный пример в данной статье.

Одна и та же марка водки может разливаться на разных заводах, но при этом каждая единица продукции будет иметь свой персональный алкогольный код.

Пример:

Водка «Путинка» разливается на 8 заводов и имеет 8 алкодов. Визуально данный продукт ничем не отличается от водки «Белочка», который также имеет свой алкод и импортируется к примеру 5 заводами.

Итак, к вам пришел товар и на складе поставщика перепутали заводы. Вместо одного завода поставили другого, соответственно вы не проверяя продукцию сканированием приняли этот товар, где в ЕГАИС один алкод, а физически он принадлежит другой продукции.

Вот и возникла та самая пересортица в ЕГАИС, которая приводит расхождением остатков и минусам на регистре, а иногда и к штрафам за нелегальную продажу алкоголя.

Решение:

1. Перед составления акта постановки на баланс в ЕГАИС, предварительно должен быть зарегистрирован акт списания продукции с основанием "Пересортица" на аналогичное количество продукции. Кроме этого, продукция, которая списывается и ставится на баланс должна находиться в пределах установленных групп продукции.


2. В акте постановки на баланс на 1 регистр, при заполнении основания "Пересортица", необходимо указать идентификатор акта списания продукции в реквизите ActWriteOffShop. Идентификатор акта имеет вид AWOS-xxxxxxxxx.


3. При постановке на баланс разрешается использовать идентификатор акта списания продукции только один раз. Использование одного и того же актах списания в нескольких актах постановки на баланс или иной продукции не допускается.

Услуги по списанию и выравниванию остатков

Заказать звонок

Обратите внимание, что в течение календарного месяца поставить на баланс с основанием "Пересортица" можно не более 2000 бутылок для одного fsrar_id.

Пересортица допустима только в пределах групп продукции.

Лимит общий для всей продукции (вне зависимости от группы продукции) по данному основанию. Подробная информация указана в базе знаний ЕГАИС.

Создан для контроля оборота алкоголя. Все знали, говорили об этом вслух и вот это свершилось — в 2018 году общепит таки должен будет сканировать 2D-код (правильнее двухмерный штрих-код по стандарту PDF417) с акцизной марки алкогольной продукции — и это точно! Готовиться нужно, а начинать можно, прямо сейчас. Уже. Хорошая новость в том, что вышла новая версия iiko, позволяющая сканировать такой код прямо в баре без дополнительных надстроек. Вообще, iiko теперь умеет много чего полезного для нормального учёта алкоголя по методике ФСРАР для предприятий общественного питания. Вам понравится. Как не остаться в стороне от этого хайпа — в этой статье (с картинками).

Продолжение истории про ЕГАИС в ресторане и баре

Всё что происходило в 2017 году, должно остаться в 2017 году.
А кто не знал, да ещё и забыл как оно было, можете освежить воспоминания в предыдущем посте.

Сканер для бара

Теперь, с 1 января 2018 г. предприятия общественного питания должны в актах списания алкоголя передавать коды с акцизных марок. Пока любых, лишь бы они были. Чтобы это суметь сделать, нужен сканер.
Вам нужен 2D-сканер!
01.01.2018

Ещё одна дата

С 1 февраля 2018 г. та продукция, которая поступила к вам с марками с этими же марками должна быть списана. А то, что было без марок — продолжаете списывать с любыми марками.
01.01.2018

П — «поставщики»

Начиная с марта 2018 все приходные накладные от поставщиков будут приходить только в новом формате WayBill_v3 . Но, такие ТТН могут приходить и раньше, если вы будете готовы их принимать, а поставщик начнёт их отправлять в этой версии. WayBill_v3 хорош тем, что ТТН в этом формате должна содержать список всех кодов марок, с каждой бутылки, поставленной с такой накладной.
В WayBill_v2 коды марок терялись по дороге, и да не были особо нам нужны.
1 марта не самая ключевая дата, начинать работать с WayBill_v3 рекомендуем заранее.
01.03.2018

Фактический срок

С 1 июля 2018 г. вводится окончательный запрет на списание с регистров учёта ЕГАИС любой маркированной продукции, данных о марках который не числится на балансе предприятия. Иными словами, с этого дня в ЕГАИС можно списывать только такую бутылку, код марки которой точно есть у вас на Регистре 3. Тому откуда он там возьмётся, посвящена эта статья.
01.07.2018

Как подготовить бар к ЕГАИС 2018

До конца 2017 года всё-таки списать уже в ЕГАИС все остатки алкогольной продукции с регистра 1 и регистра 2, которых в Вашем ресторане фактически уже не осталось, по правилам, ещё действующим в 2017 году. Это особенно актуально для тех, кто пренебрёг прошлогодней списывать алкоголь регулярно. Пора это сделать!
Если Вы этого не сделаете, то с наступлением 2018 года сделать это станет крайне сложно. Соответственно, любая проверка покажет, что на остатках числится огромное количество алкоголя, а в действительности его нет — это нарушение. Больше откладывать нельзя.
Повторим фразу, из прошлогодней статьи, немного её уточнив:

И с самого начала 2018 года, на основе данных об открытии фасовок алкогольной продукции за смену, нужно ежедневно формировать акт списания.

Чтобы это делать надо иметь соответствующие инструменты.

Инструменты

• Двумерный фотосканер Honeywell Voyager 1450g / 1450gHR

Две самые популярные модели. Тот который HR (High resolution), имеет матрицу 1280 x 800 пикселей, а первый, соответственно, только 640 x 480 пикселей. От этого зависит способность сканера к «распознанию» кода в сложных случаях, когда, например, марка поцарапана…

2D сканер Honeywell 1450g / 1450gHR

Honeywell Voyager 1450g

5 055 ₽

Honeywell Voyager 1450gHR

6 090 ₽

Если у вас уже был линейный лазерный сканер, он, увы не подходит.
• iiko версии 4.5.4 или 5.5.1

Нужно обязательно обновить iiko до новой версии 4.5.4+ или 5.5.1+. Если у вас всё ещё нет, обращайтесь! Для наших заказчиков, с кем заключен и действует договор технической поддержки, работы по обновлению производятся в рамках такого договора без дополнительной оплаты. Для заказчиков, не заключивших договор технической поддержки, при отсутствии задолженности, стоимость удалённых работ по обновлению, только до 29 декабря 2017 г.:

Обновление iiko

2 000 ₽

ЕГАИС в iiko

Обновившись до новой версии вы получите функционал, который ранее был доступен только при использовании партнёрских решений. (Обратите внимание, что если у Вас магазин — то, того, что будет в iiko всё равно не достаточно и нужно будет использовать дополнительный модуль. )


• При вскрытии каждой бутылки нужно сканировать акцизную марку. Если всё прошло нормально, то будет как на этой анимации:

Вскрытие тары успешно зафиксировано

• Если бармен попытается отсканировать бутылку, которую он сканировал ранее, то получите вот такое сообщение:

Рассказываем об основных нововведениях ЕГАИС в 2018 году и их реализации в системе iiko.

Переход на помарочный учет алкоголя будет происходить в три этапа:

1 этап. 01.01.2018

С этого момента акты списания ЕГАИС с причиной «Реализация» будут проверяться на наличие штрих кодов (2D штрих код ЕГАИС). На данном этапе корректность штрих кода никак не проверяется, но для успешной отправки документов на сервер ЕГАИС штрих коды должны присутствовать в документе.
С 1го января будет необходимо проводить операцию вскрытия тары на терминале iikoFront (терминал в зале/баре) или iikoOffice со сканированием марки бутылки.
Теперь акт списания за день может автоматически отправляться в ЕГАИС на основании данных о вскрытых бутылках, так же остается возможность вручную формировать и отправлять акты списания.

Что сделать ресторану:

1. 1. Приобрести, установить 2D сканеры. Рекомендуем сканер Honeywell 1450G (5990 рублей + подставка 990 рублей). Сканеры в наличии, консультация в подключении.
2. 2. Обновить версию iiko (до 4.5.4 или 5.5.1). Для клиентов нашей компании с активными договорами сервиса обновление бесплатно.
3. 3. Решить как отправлять списание в ЕГАИС, автоматически или нет.
4. 4. Сканировать открываемые бутылки (инструкция ниже).

2 этап. 01.03.2018

Меняется формат обмена с ЕГАИС на версию 3.

Что сделать ресторану:

1. 1. Перейти на третью версию формата ЕГАИС путем изменения настроек в iiko (выполнит наша компания).
2. 2. Проверять приходы.
3. Выбрать момент (май-июнь), чтобы отказаться от учета по второму регистру.
3. 4. Вернуть все остатки с регистра №2 на регистр №1.
4. 5. Поставить на баланс регистра №3 все марки (операция привзяки цифровых идентификаторов).
5. 6. Переключить iikoFront на автоматическое формирование актов списания с 1-го регистра (выполнит наша компания).

Этап 3. 01.07.2018

Помарочный учет. Поштучно учитывать каждую полученную и проданную бутылку.