Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.
Что такое «Штатное расписание»
Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.
А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.
Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.
Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
- Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
- Скачать Штатное расписание форма N Т-3
Функции штатного расписания
Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:
- Возможность организации рабочего времени персонала;
- Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
- Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
- Оставление правил внутреннего распорядка дня;
- Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
Штатное расписание – обязательный документ
На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.
Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.
Какой срок действия штатного расписания
Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.
Сколько и где хранится штатное расписание
На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.
Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).
Кто составляет
Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.
Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.
Сколько копий ШР должно быть на производстве
При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.
Изменение штатного расписания
Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:
- Если происходит реорганизация фирмы;
- Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
- Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
- В случае изменения штатных единиц;
- Изменения должности в штатном расписании;
- Изменения оклада в штатном расписании.
Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.
При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.
Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.
При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.
Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.
Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.
Есть ли обязательная форма штатного расписания
Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.
Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.
В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.
Структура штатного расписания организации
ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.
Первая часть документов содержит следующую информацию:
- Наименование организации, согласно учредительным документам;
- Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
- Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
- Общий штат сотрудников.
Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.
В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Как составить штатное расписание
Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.
1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;
2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);
3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;
4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;
5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;
9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;
10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;
После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.
Утверждение штатного расписания
Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.
Заключение
ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.
Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.
Штатное расписание - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Форма штатного расписания
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Кто составляет штатное расписание
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .
Сведения, прописанные в штатном расписании
Штатное расписание содержит следующие сведения:
наименование структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий;
количество штатных единиц;
размер оклада и (или) тарифной ставки;
наличие и размер надбавки;
прочие сведения.
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
При этом заполняются следующие графы:
графа 1 "Наименование структурного подразделения";
графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Кто подписывает штатное расписание
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
Руководителя кадровой службы;
Главного бухгалтера.
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Сроки утверждения штатного расписания
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .
Штатное расписание: подробности для бухгалтера
- Штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»
Документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ... документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно...
- Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти... в раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и... вносить изменения в штатное расписание при помощи документа « Изменение штатного расписания ». Штатное расписание – не обязательный, но...
- «Справочник кадровика» – ответы на вопросы о работе в «1С:ЗУП 8»
Способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения... истории, учет с использованием штатного расписания... « Кадры » появится подраздел « Штатное расписание », в позиции штатного расписания появится возможность указать дату... в базу документа « Изменение штатного расписания » либо « Утверждение штатного расписания ». Подробная инструкция по...
- Если в компании нет специалиста по охране труда
Какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие... за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за... по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о... труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте... совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно. Однако они не пояснили...
- Можно ли сократить рабочий день в организации в связи со сложной экономической ситуацией?
Нужно ли вносить изменение в штатное расписание? По данному вопросу мы... не обязан вносить изменения в штатное расписание организации при введении неполного... работать на часть ставки. Штатное расписание же представляет собой документ, ... принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации... в любое время вносить в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение... приведении количества штатных единиц в штатном расписании в соответствие с фактически...
- Неэффективное использование бюджетных средств в сфере образования
Необоснованное содержание сверхштатных единиц Под штатным расписанием (форма Т-3) понимается... п. 10 Положения № 583 штатное расписание федерального учреждения утверждается руководителем этого... обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием. В ходе проверки было... по профессионально-квалификационной группе. Действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность « ... закупок. Кроме того, действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность «контрактный...
- Нормы труда на работы в организациях исполнительских искусств
... : Диапазон расчетных ставок Округление для штатного расписания Менее 0,13 Отбрасывается 0 ... работ). Обратите внимание: при формировании штатных расписаний учреждений рекомендуется использовать созданный в... труда интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры», размещенный в Интернете... оказанию учреждениям помощи в формировании штатных расписаний и использовании при работе в...
- О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров
Если такой должности нет в штатном расписании? Трудовым законодательством не установлена обязанность... (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего...
- Нюансы выполнения дополнительной работы
Обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает... , водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что... при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение... -правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ...
- Сменная работа и суммированный учет рабочего времени
Такого учета возникает при формировании штатного расписания. Возникает вопрос какой нам необходимо... одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу... . Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще... однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим...
- Введение норм труда в организациях кинематографии
Труда и безопасности производства. Формирование штатного расписания В соответствии с п. 13 ... помощи в формировании учреждениями культуры штатных расписаний на основе типовых норм труда... разработан интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры» (размещен на сайте...
- Как правильно оформить повышение окладов в организации
При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... ? При повышении окладов работникам (согласно штатному расписанию), надо ли создавать приказ о... тот размер оклада, который предусмотрен штатным расписанием (то есть установленный для работников... в трудовом договоре как предусмотренного штатным расписанием размера оклада для работников с...
- Аудиторы нашли нарушения. Грозит ли увольнение главному бухгалтеру в связи с утратой доверия?
Довод об изменении оклада (согласно штатному расписанию) был отклонен в связи с... была указана одна сумма, в штатном расписании – другая, из расчета которой и... оклада до величины, указанной в штатном расписании. Учитывая, что количество дней вынужденного... трудового договора, а не на штатное расписание или «серую» зарплату. Судьи, как...
- Директор турфирмы – единственный учредитель
По должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации... учредителя на должность руководителя организации, штатное расписание, а также расчетные листки, платежные... , правомерность осуществленных расходов при наличии: штатного расписания, расчетных листков по заработной плате...
Штатным расписанием документально оформляется состав, численность сотрудников организации и ее структура. Пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и оформления изменений. Обязательно ли составлять штатное расписание.
Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура.
В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.
В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ.
Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.
Необходимо учесть, что статья 57 Трудового кодекса РФ определяет одно из обязательных условий трудового договора - трудовую функцию работника, как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием». Без утверждённого штатного расписания нельзя провести сокращение штата сотрудников и их увольнение, согласно пункта 2 статьи 81 ТК РФ.
К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.
Составляем штатное расписание
Штатное расписание не отражает сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Это так называемые «внештатные» сотрудники, на которых не распространяется действие трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ).
При составлении штатного расписания, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Эта форма не обязательна к применению и носит рекомендательный характер, но содержит все необходимые для кадровых документов реквизиты.
Применяя форму № Т-3, следует соблюдать определённые правила её заполнения. Рассмотрим их подробнее на примере штатного расписания ООО.
Обязательные реквизиты
«Наименование организации» указывается так, как оно указано в учредительных документах: если кроме полного наименования есть сокращённый вариант, то он указывается за полным (в скобках), или строкой ниже.
«Код по ОКПО» - это идентификационный код предприятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который указан в информационном письме органа государственной статистики.
«Номер документа»: если штатное расписание составляется впервые, то ему присваивается номер 1, а в дальнейшем номера идут по порядку.
«Дата составления» - текущая дата, когда был составлен документ.
«Утверждено» - здесь указывается номер и дата приказа, которым было утверждено данное штатное расписание.
«На период» - эта строка отражает срок действия документа и дату, с которой он вступает в действие.
«Штат в количестве ____ единиц» - указывается общее количество штатных единиц предприятия, отражённое в штатном расписании.
Основная часть
Заполнив обязательные реквизиты, внесём сведения о подразделениях, должностях и заработной плате.
Графа 1 «Наименование структурного подразделения». К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п.
Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т. п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т. п.).
Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.
Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника». Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)» (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367), «Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).
Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ).
Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности).
Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75). Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника.
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.
Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей).
Это противоречит ст. 22 ТК РФ, предусматривающей равную оплату за равный труд и ст. 129 ТК РФ, согласно которой оклад и тарифная ставка являются фиксированными. Подразумевается, что если работники занимают одинаковые должности, то объём и сложность их работы также одинаковы, а значит и оклады их должны быть равны. Установить заработную плату в большем размере кому-либо из сотрудников в этом случае можно за счёт надбавок или иных доплат.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и иные стимулирующие выплаты устанавливаются действующим законодательством (например: за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), или самим работодателем (за выслугу лет, за знание иностранного языка и т. п.). Размер надбавки может быть установлен в виде фиксированной суммы, либо в процентном соотношении к окладу.
Графа 9 «Всего» заполняется путём сложения граф с 5 по 8, но только если все данные в них внесены в рублёвом эквиваленте. Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах, то в графе 9 ставится прочерк, а в примечании следует указать документы, на основании которых применяются эти надбавки и доплаты.
Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.
Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников. Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено.
Порядок утверждения штатного расписания
Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».
Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.
Сроки утверждения штатного расписания определяются работодателем самостоятельно. Можно утверждать его ежегодно, хотя принятое один раз, оно вполне может действовать в течение нескольких лет. Если в штатное расписание вносились какие-либо дополнения, то целесообразно в начале календарного года утвердить новое расписание с учётом всех произведённых изменений.
Храниться штатные расписания должны по месту разработки и утверждения, срок хранения – постоянно.
Внесение изменений в штатное расписание
Естественно, что сведения, однажды внесённые в штатное расписание, со временем могут меняться. Причинами изменения штатного расписания могут быть:
- ввод новых штатных единиц;
- изменение окладов;
- исключение вакантных должностей;
- сокращение численности или штата;
- переименование должностей, подразделений и т. п.
Работодателю, независимо от оснований изменения штатного расписания, предстоит самому решить, каким способом внести эти изменения:
- составить и утвердить новое штатное расписание, либо
- издать приказ об изменении уже действующего расписания.
В первом случае разрабатывается и утверждается полностью новый документ (пример штатного расписания организации и порядок его составления мы рассмотрели ранее).
Во втором случае процедура изменения штатного расписания включает следующие этапы:
- Составление и подписание приказа об изменении штатного расписания (образец его приведён выше), в котором нужно указать причины внесения изменений и дату, с которой они вступают в силу (с даты издания приказа или позднее), наименование новых подразделений, вводимых (либо исключаемых вакантных) должностей, количество новых штатных единиц, новый размер оклада, надбавок или иных доплат и т. п.;
- Корректировка действующего штатного расписания в соответствии с изданным приказом;
- Доведение внесённых изменений до сведения конкретных работников, которых они затронули, и внесение соответствующих дополнений и изменений в их трудовые договоры и трудовые книжки.
Обратите внимание на несколько иной порядок изменения штатного расписания при сокращении численности или штата. Согласно ст. 180 ТК РФ, работники должны быть предупреждены о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до него.
Новое штатное расписание в этом случае может вступить в силу не ранее чем через два месяца после его составления.
Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.
Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.
Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.
Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.
Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.
Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.
Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.
Расписание ООО – документ, который позволяет организации подробно разработать действующую структуру, расписать все должности, связанную с ними работу. Это помогает грамотнее распределять расходы, связанные с вознаграждением за труд. Документ часто используется для обоснования законности увольнения.
Кто составляет штатное расписание
Трудовой Кодекс не содержит упоминаний о том, что штатное расписание обязательно для всех. Но отсутствуют и , которые бы отменили полностью практику по использованию данного вида бумаг. Существуют веские аргументы в пользу того, что штатное расписание должно составляться:
- Легче определиться с необходимым количеством сотрудников, а также тратами по их содержанию.
- Проще увидеть общую структуру компании.
Штатное расписание используется, когда требуется отнести расходы на себестоимость продукции, либо применить определённые льготы по налогам.
Какая форма используется для штатного расписания?
Организация может выбирать один из доступных вариантов для :
- унифицированная форма, если руководитель принял соответствующее решение;
- самостоятельно разработанный документ, опять же – с одобрения директора.
№Т-3 – вот как обозначается унифицированная разновидность формы для документа.
Штатное расписание можно называть «обезличенным документом». Ведь в нём пишут не о конкретных сотрудниках. А о том, сколько должностей всего, какие оклады для какой используются. Конкретных людей назначают на ту или иную должность, когда руководитель уже заполнит штатное расписание, подтвердит его прием.
Главное – избежать того, чтобы у одинаковых должностей была разная зарплата. Тогда будет легче избежать спорных ситуаций.
Формирование штатного расписания
Штатное расписание должно стать частью делопроизводства на том или ином предприятии. Разработкой, созданием документа занимается сотрудник, у которого соответствующая обязанность прописана в инструкции.
Директор может принять решение, согласно которому данным делом будут заниматься кадровик, либо главный бухгалтер. Эту работу может брать и сам директор.
Штатное расписание чаще всего составляют на год вперёд. С того момента, как директор утвердит документ, последний становится локальным нормативным актом. Это основа, по которой строится всё делопроизводство на предприятии.
В соответствии со штатным расписанием должны осуществляться:
- Внутренние переводы.
- Оформление новых сотрудников.
Особенно это касается общего наименования должностей и структурных подразделений.
Когда это необходимо – штатное расписание может корректироваться. Можно принять решение о создании нового документа, если изменения признаны существенными. Иначе всё остаётся в старом.
Основные поля
Основные поля штатного расписания
Унифицированная форма расписания Т-3 утверждена Роскомстатом. Можно разработать и собственную форму, но она не может обойтись без следующих полей:
- общее количество трудящихся;
- надбавки к , если они применяются;
- общие должностные оклады;
- число единиц, которые были открыты в штате по каждой из специальностей;
- перечень должностей для каждого из подразделений;
- наименование структурных подразделений.
Датирование осуществляется два раза. При составлении, а потом – при утверждении. Обязательно надо указать время, на протяжении которого штатное расписание будет сохранять свою силу. Но срок окончания действия точно указывать не обязательно.
Порядок составления штатного расписания
Порядок составления штатных расписаний выглядит таким образом:
- Сначала идёт наименование фирмы, которое заполняется по регистрационным документам.
- Далее переходят к названию самого документа, его дате и номеру.
Графа №1 посвящена наименованию подразделений. Частные фирмы могут действовать здесь по своему усмотрению. Отраслевые и общероссийские нормативные документы используются, когда речь идет о государственных предприятиях и компаниях с особыми условиями .
Здесь помогут классификаторы, справочники по направлению деятельности. Это связано с тем, что некоторым категориям сотрудников вводятся дополнительные льготы. Все названия ставятся только с использованием именительного падежа.
Во второй графе ставят номер подразделения, присваиваемый каждому из отделений. Так удобнее строить иерархию, применять цифровые обозначения.
Графа №3 описывает должности, профессии и разрядности. Всё должно идти в порядке убывания.
4 графа – место, где пишут о количестве штатных единиц, предусмотренных для каждой из должностей. Здесь организация может опираться на свои потребности. Допустимо использование неполных ставок.
В графе №5 ставят оклады или тарифные ставки, установленные для каждой из должностей. Валютой должны быть рубли. Можно использовать не конкретные величины, а диапазон в цифрах для тех, кто занимает те или иные должности.
Графы 6-8 посвящены обычно надбавкам к окладам в рублях.
Графа 9 описывает общую плату за месяц для той или иной должности.
Графа 10 обычно связана с примечаниями относительно вакантных должностей, если они имеются в организации.
Если предприятие использует не оклад, а другую схему вознаграждений, то надо точно указать, какая единица используется при расчётах. Обязательные графы сокращать не допускается, хотя возможно вносить дополнения, когда это необходимо. Если графа не нужна, то она просто остается пустой.
Штатные расписания могут состоять сразу из нескольких листов. Тогда документ надо сшить, а страницы – пронумеровать. На оборотной стороне у сшива директор ставить подпись и печать на заверительной надписи.
Сам бланк печатью организации можно не дополнять. На последнем листе нужно расписываться лишь руководителю, главному бухгалтеру, а также начальникам подразделений.
О внесении изменений
Внесение изменений в штатное расписание
Структура компании может меняться по мере того, как предприятие продолжает функционировать. Например, открываются и упраздняются подразделения, вводятся новые должности, меняются в большую сторону оклады.
Для внесения корректировок либо оформляется новое расписание, либо издается о внесении новой информации в уже существующий документ. Новые записи обязательно вносятся и в кадровую документацию.
Штатные расписания не установлены в качестве обязательного документа для всех, даже в действующем законодательстве об этом не написано. Но документ помогает разобраться с общей структурой и затратами на оплату труда. Руководителю просто легче составить общую картину, если у него под руками имеется вся необходимая информация.
О штатном расписании от «А» до «Я» смотрите в следующем видео:
Форма для приема вопроса, напишите свой